高校会议管理技巧培训PPT

高校会议管理技巧含完整内容·下载即可使用ManagementSkillsofUniversityMeetings培训师：懒人文库懒人文库会议的目的与现状01低效和高效会议02高效会议的技巧03目录CONTENTS高校会议管理技巧23高校会议管理技巧会议的目的与现状第一部分MANAGEMENTSKILLSOFUNIVERSITYMEETINGSPART|01401会议的目的与现状会议目的集思广益头脑风暴1问题讨论产生决策2听取汇报分配任务3融合意见达成共识4资讯分享政策宣传5表彰先进激励士气6501会议的目的与现状1234567很多会议未事先准备材料；有多数参会者不知会议议题、目标、不知应否参加会议；多数会议不能准时召开，准时结束；有不少人在开大会时开小会，对他人的发言置之不理或无理打断；已准备材料的会议，有多数人会前未阅读；有不少人人到心不到，或忙于接/打电话，或忙于自己的其他工作，或闭目养神，或做局外人，一言不发；有不少人开会不做记录；会议现状601会议的目的与现状会议现状1会议气氛极差，争吵、推卸、指责频频发生，反而对会议议题不感兴趣。2会议中涉及的工作往往分配给未参加会议的人。3有多数会议的决议时在会议结束前的很短一段时间内做出的。（因急于结束、休息，故草草了结）456会议中涉及的工作往往分配给未参加会议的人。不少写会者，离场时不能保持会议室整洁。多数会议毫无效果，议而不决，决而不行，行而不通。701会议的目的与现状“任何会议都是要么富有成效，要么纯粹浪费时间，二者必居其一。”《哈佛商业评论》05年第7期中有这样的一句话：无效的会议不仅是一种管理成本的浪费，而且也会引起与会者对会议和公司管理现状的不满，使大家心生倦怠感，从而降低团队的凝聚力。8高校会议管理技巧低效和高效会议第二部分MANAGEMENTSKILLSOFUNIVERSITYMEETINGSPART|02902低效和高效会议低效会议原因是什么？会议前会议中会议后缺乏跟踪缺乏控制缺乏准备1002低效和高效会议没有提前准备好会场、开会设施（比如电脑、投影仪、麦克风、白板、白板笔、激光笔）、会议讨论材料、会议签到表等缺乏准备会议前没有提前准备好会议议题、议程、会议材料、参与人、主持人、记录人等开会前没有提前通知与会者相关事宜及会议材料学习1231102低效和高效会议缺乏控制会议中没有严格按照会议的议程进行个气氛紧张、压抑，未能很好地鼓励大家积极发言；领导者一言堂，没有发掘出全体与会人员的智慧未能很好地围绕主题进行讨论或发言，出现闲谈或跑题现象。未能很好地控制时间，如未能及时开始或拖沓、冗长，未能及时结束。与会者相互间争吵的厉害，未能很好地尊重相互的意见，甚至出现人身攻击的现象。议而不决，没有形成有效的决策。123456712这样的会议也几乎是无任何意义的！02低效和高效会议缺乏跟踪会议后会议结束后，未对形成的决策或待完成的工作指定责任人、时限并进行追踪1302低效和高效会议高效会议的表现只在必要时召开事先对时间、地点、会场等进行了认真的筹划拟定和分发了议程表，按时开始，按时结束请到了有经验和能力的人参与准确引导、控制会议进程通过研究、讨论、归纳形成了鲜明的结论和成果清晰记录了所有建议、决定及执行责任人会后跟踪并依据完善的报告流程监控1402低效和高效会议高效会议的好处对于公司来说提高决策效率降低运作成本改善组织气氛对于管理者来说增加团队凝聚力增强团队执行力提高决策效率15高校会议管理技巧高效会议的技巧第三部分MANAGEMENTSKILLSOFUNIVERSITYMEETINGSPART|031603低效和高效会议高效会议四个原则原则一、废除不必要的会议在所有会议开始之前，先问一下这是不是必须要开的会议原则二、排除不需要参加的人员找那些有必要倾听的人和可以提供有效建议的人，让有效的会议在有效的范围内发生原则三、准时开始准时结束让会议准时开始时结束，压缩会的时间，三个小的会一个小时可以开完原则四、重视开会的结论议而不决不如不开，没有结论的会不如不开，如果没有产生决议那么这个会议就不能散1703低效和高效会议以下五种情况不需要开会已经按惯例每周聚会没什么特别的事情要讨论会议成本太大如果你是唯一做决策并目知道该怎么做的人还有比开会更好的方法以下五种情况必须开会必须把信息同时传达给很多人有些事情需要当众表扬或批评要让别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作给小组委派任务1803低效和高效会议如果必须召开会议，就应当在3天之前，至少在1天之前预先通知，以便做好会议事项的准备工作。①会议名称和目的②会议主题、讨论项目和会议类型③召开日期、开始时间和结束时间④召开地点⑤参加者名单⑥其他（参加者事前必须准备的资料）会前准备（会议通知）应当记入事前通知的项目1903低效和高效会议如何能够仅让必要的人员参加会议呢？对会议参加者进行选择的条件：会前准备（选择参会人员）①让具有决定权的人参加②即使是其他部门的人，如果与会议有关系，也让其参加③让对会议主题存在强烈疑问的人参加④让与会议主题有关的专家参加⑤让能够正确表达自己意见的人参加2003低效和高效会议会前准备（准备会议资料）为了开成意见纷呈的会议，就应当将事先传达议题并尽可能提前分发讨论资料作为坚定不移的原则。会议原则对于定期召开的会议的既定议题，其讨论资料的事前分发工作也要在给出的日期之内确定并执行。理想的情况2103低效和高效会议会中控制（时间分配）有效引导会议的秘诀之一就是合理分配时间。会议时间一般需计划和控制在半小时到两小时太短不利于充分沟通达成最佳结论；太长也影响效率01会议尽量安排在下班前召开这是解决会议拖延问题比较有效的措施02重要的事项安排在会议前阶段比较容易取得成效03处理突发事件，随时快速组织可电话通知042203低效和高效会议会中控制（议程控制）按时开始，按时结束主持人在会议开始重申会议议程发言者事先准备，简洁明了一个议题讨论基本成型之后，主持人要迅速总结，并迅速将像议导入下一个阶段时间按顺序发言，自由发言应控制时间与方向将未解决的问题，开进“停车场”对有创造性但不成熟的发言，鼓励其会后完善不要重复别人的观点和提出的问题及时纠正跑题，制止开小会顺序2303低效和高效会议会中控制（会议氛围）•有准备而来•准时到会全神贯注•不要开小会，尊重他人意见•关掉手机或调至“静音\"•发言富有建设性和从效果出发•畅所欲言个人行为•按照议程进行，营造和谐气氛•正确总结讨论内容•引导发言者，解释使人困惑的发言•尊重别人，避免意见一边倒的情况•减少与议题无关的争辩和讨论•保证中立态度主持人责任会议氛围高效的会议是全体与会人员的责任2403低效和高效会议会后跟进尽快向每个与会者下发会议纪要将会议精神迅速传达到当事部门对会上确定的任务承担者，询问需要的资源和支持，给予鼓励对于会上没有解决的问题，找到原因，组织新的会议解决总结会议成功或失败的经验、教训持续改进组织者需要拿到会议记录以后要细读考虑自己任务的完成方法了解其他参会者的想法会议事项的督办：安排专人跟进会议决议的落实情况并及时公布，将会议决议的落实和执行结果作为对相关责任者的考评指标之一参会者2503低效和高效会议会后跟进—会后三大追踪行动追踪01行动项目是确定的，这个事谁来做、何时做、怎么做、在哪做执行人追踪02行动落到具体人的身上完成时间追踪03保证决议定下的事情按时完成THANKYOU谢谢观看懒人文库