公司word操作基础知识培训PPT课件

YOUR LOGO 从好到优 word操作培训 System 企业办公培训 O p e r a t i o n T r a i n i n g 主讲人：xxx 时间：20XX/xx YOUR LOGO 目录 CONTENT 01 文档的基本操作 02 文档的编辑 03 表格的相关操作 YOUR LOGO 文档的基本操作 从好到优 word操作培训 企业办公培训模板 PART 01 01 文档的基本操作 设置文件保存方式 “文件”→“选项”→“word选项”→“保存” 勾选“保存自动恢复信息时间间隔”和“如果我没保存就关 闭，请保留上次自动保留的版本” 功能区技巧 用鼠标右键单击功能区，选择“功能区最小化“命令，也可 以隐藏或展开 导航显示文档结构：“试图”→”显示”栏中“导航窗格” 按住键盘上的【Ctrl 】键，滚动鼠标滑轮，可以快速缩放文档 视图 01 文档的基本操作 哪种工作视图更适合 页面视图 默认视图，显示 文档的打印结果， 最接近打印预览 的效果 阅读版式视图 也称为阅读视图， 以图书分栏样式 显示文档 Wed版式视图 以网页形式显示 文档，适用于发 送电子邮件和创 建网页 大纲视图 主要用于设置文 档的标题和显示 标题的层级结构, 用于长文档 草稿视图 取消了页面边距、 页眉、页脚和图 片等元素,仅显示 标题和正文 01 文档的基本操作 新建文档的几点操作 新建文件的三种方式 保存文档要及时 及时保存以防丢失 “新建”→“根据现有内容新建” 01 右键菜单中选择“新建”→“Microsoft Word文档” 按【Ctrl + N】组合键，也可以快速地创 建空白文档 建议养成一个好的习惯：在输入或编辑 02 文 档 一 个 短 暂 时 间 段 后 ， 就 按 一 下 【Ctrl+S】组合键，这样创建的文档会让 你十分放心、踏实。 01 文档的基本操作 打开文档可以选择方式 打开最近使用过的文档 使用Word的记忆功能，Word可以记录一些最近打开和 编辑过的文档，并显示了文档名称及保存的路径。 以“只读”方式打开文档 开启“打开”对话框，选择需要打开的文件，单击 “打开”按钮右边的小三角形下拉按钮，再选择“以 只读方式打开”命令。 打开文档的“副本” 保存时Word会自动另外保存新文件，并在原文件名前 加上“副本（1）”打开并修复 01 文档的基本操作 将文档保存成PDF格式 PDF是一种电子文档格式，用Acrobat软件可以浏览这 种文件。PDF格式的文档是不能被编辑的。 具体操作：打开“另存为”对话框，选择“保存类型” 为“PDF” 文件 另存为 保存 类型 PDF 将文档保存 成PDF格式 01 文档的基本操作 使用快捷键 【Ctrl + C】组合键→复制 【Ctrl + v】组合键→粘贴 【Ctrl + X】组合键→剪切 【Delete】键→删除光标后面的字符 【Backspace】键→删除光标之前的字符 【Ctrl + Z】组合键 或 【Alt + Backspace】组合键→撤销 【Ctrl + Y】组合键→恢复 【Enter】键→硬回车（转换到下一行） 【Shift + Enter】组合键→软回车（文字换行不换段） 【Ctrl + Enter】组合键→换页（开始新的一页） 【Alt + Tab】组合键→切换文档 【Ctrl + Shift + F】组合键→更改字体 【Ctrl + Shift + P】组合键→更改字号 【Ctrl + Shift + >】组合键→增大字号 【Ctrl + Shift + <】组合键→减小字号 01 文档的基本操作 常用快捷键一 【 Ctrl+ ] 】组合键→逐磅增大字号 【 Ctrl+[ 】组合键→逐磅减小字号 【 Ctrl + D 】组合键→更改字符格式 【Shift+F3】组合键→更改字母大小写 【Ctrl +Shift + A】组合键→将所有字母设为大写 【Ctrl+ B】组合键→应用加粗格式 【Ctrl+ U】组合键→应用下画线 【Ctrl + Shift + W】组合键→单词加下画线空格不加 常用快捷键二 【Ctrl + Shift + D】组合键→给文字添加双下画线 【Ctrl + Shift+ H】组合键→应用隐藏文字格式 【 Ctrl + I 】组合键→应用倾斜格式 【Ctrl + Shift + K】组合键→将所有字母设成小写 【Ctrl+=（等号）】组合键→应用下标格式 【Ctrl + Shift++(加号)】组合键→应用上标格式 【Ctrl + Space(空格键)】组合键→删除设置的格式 【Ctrl + Shift + Q】→将所选更改为Symbol字体 01 文档的基本操作 自动显示Office 剪贴板 按【Ctrl + C】 键两次后显示 Office 剪贴板 收集而不显示 Office 剪贴板 在任务栏上显示 Office 剪贴板的图 标 复制时在任务栏 附近显示状态 Office 剪贴板选项菜单的含义 粘贴”菜单选项(在功能区上) 选择“开始”,选择剪贴板图标 (粘贴)并选取所需的特定粘贴选项。 01 文档的基本操作 复制后显示的小按钮 完成粘贴操作后，按【Ctrl】键，会自动弹出“粘 贴选项”列表，可以根据粘贴目标分别选择： 01 02 “保留源格式” “合并格式” 03 “只保留文本” 01 文档的基本操作 快速选择文本 快速选择一个段落。将 鼠标移到页面左侧空白 处，变成向右方向箭头 时，双击鼠标左键即可 选中该段落。 快速选择全文 将鼠标移至页面左侧空白处，变为向右方向箭头时， 连续按三次鼠标左键，即可将文档中全部文字选择中。 纵向选择文本 如需要自由选择段落中的部分文本，按住【Alt】键后， 再拖动鼠标，此时可以实现在段落中纵向选择字符。 选择多个文本块 按住【Ctrl】键后，再拖动鼠标选择文本，则可以选择 多个不连续的文本块。 01 文档的基本操作 修改默认的文档保存格式具体操作步骤 在“文件”选项卡中选择“选项”项，打开 “Word选项”对话框。 在左侧选择“保存”项，打开“将文件保存 为此格式”下拉列表，在其中选择“Word972003文档（*.doc）”项。 YOUR LOGO 文档的编辑 从好到优 word操作培训 企业办公培训模板 PART 02 02 文档的编辑 如何解决文档中出现乱码的问题 （1）首先将文档另存为，在保存时设置“保存类型”为“RTF格 式”。 （2）打开刚才保存的RTF格式文件，再次另存为，将文件重新保存 为Word文档。 如果用以上方法仍然不能恢复，那么可以将文件再次转换为纯文本格 式（*.txt）,再转换回Word格式即可。 02 文档的编辑 首行、悬挂与段落缩进 “首行缩进”在中文排式 中是指段落开始处应空2个 字符；“悬挂缩进”与 “首行缩进”相反，段落 的第一行向左伸出左缩进 的范围之外；而“段落缩 进”是指因为文档排版的 需要，将制定的整个段落 相对于其他段落进行缩进。 标尺上的符号 标尺上的符号：操作时， 常常难以达到平滑、精确 的调整缩进量的目的，此 时可以先按住【Alt】键， 再拖动相应的浮标，就可 以精确地调整相应的缩进 量了。 02 文档的编辑 01 在日常工作中，使用最多的 是“首行缩进”，可以把鼠 标定位到段首，然后按一次 【Tab】键即可实现缩进2个 字符。 我们也常常将首行缩进设置 到样式“正文”中去，这样 用“正文”样式输入的文字 将统一首行缩进。 02 对于悬挂缩进，可以将光标 放在行首，按【Ctrl + T】组 合键，在不打开对话框的情 况下快速设置。 快捷调整缩进 03 其他快捷调整缩进的方法 如下： 左侧段落缩进：Ctrl + M 取消左侧段落缩进：Ctrl + Shift + M 减小悬挂缩进量：Ctrl + Shift + M 删除段落格式：Ctrl + Q 02 文档的编辑 设置间距的方式 word怎么调字间距 单倍行距：Ctrl+1 双倍行距：Ctrl+2 1.5倍行距：Ctrl+5 在段前添加或删除一 行间距：Ctrl + Q 熟练后，建议你使用如下快捷方式： 两端对齐：Ctrl + J 右对齐：Ctrl + R 居中对齐：Ctrl +E 左对齐：Ctrl + L 分散对齐：Ctrl + Shift + D 02 文档的编辑 选中 “段落” 设置 选中需要设置分页的段落或选中全文，打开“段落” 对话框 设置段落分页的步骤： 提示：如果只想阻止某个段落出现分页的情况，那么在设置之前 选中该段落内容；如果想阻止全文中所有段落分 页的情况，那么可以选中全文内容，按【Ctrl + A】组合键，快速选中全文。 02 文档的编辑 在“段落”对话框中选择“换行和分页”选项卡 孤行控制 当段落被分开在两页中时， 如果该段落在任何页的内 容只有1行，则该段落将 完全放置到下一页。 与下段同页 选中该项可以防止在段落 之间出现分页符，当前选 中的段落与下一段落始终 保持在同一页中。 段中不分页 可防止在段落中间出现分 页符，如果当前页无法完 全放置该段落，则该段落 内容将完全放置到下一页。 段前分页 是指在段的前面插入分页 符，与在段后加入分页符 的位置正好相反，适于分 页前段落需要修改的情况。 02 文档的编辑 解决一个让人头疼的对齐问题 在“开始”选项卡的“段落”栏中，单击 01 “显示/隐藏编辑标记”按钮，将文档中 的编辑符号显示出来。 按住【Ctrl】键，将显示为圆点的半角空 02 格全部选中。 在水平标尺和垂直标尺的交叉位置（文档 03 内容的左上角），用鼠标左键单击，每单 击一次改变一次制表符，这里选择“左对 齐式制表符”。 选中需要对齐的所有文本，移动鼠标至水 04 平标尺的合适位置，单击鼠标左键添加一 个左对齐制表符。 按照同样的方法，可以在水平标尺的其他 05 位置再添加两个制表符。 添加了制表符后，接下来就是见证结果的 06 时候了。将光标定位到需要移动的位置， 然后轻轻按一下【Tab】键，光标后的文 本自动移动到了制表符的位置。 07 按照这样的方法就可以将文本对齐。 02 文档的编辑 01 用鼠标指针选定需要设置 “制表位”的段落 制表位不够精确怎么办？ 05 设置完成后单击“确定” 按钮，即可使上面制表符 设置生效。 02 打开“段落”对话框，然 后单击对话框左下角的 “制表位”按钮。 03 在“制表位位置”文本框 中输入制表符的字符数， 这里输入“6字符”， 04 单击“设置”按钮，该制 表符位置将被添加到列表 中，完成一个制表符设置 02 文档的编辑 确认Word文本具有相同 数量的制表位，选中制表 位文本块 打开“将文字转换成表格” 对话框，确认各项设置均合 适，并单击“确定”按钮。 制表位可以转 换表格吗？ 选择“插入”选项卡，单击 “表格”下方按钮，选择 “文本转换成表格”选项。 返回文档窗口，可以看到 制表位已经转换成了表格。 02 文档的编辑 使用项目符号1 选中需要添加项目符号的 内容，选择“开始”选项 卡，在“段落”栏中单击 “项目符号”下拉三角按 钮，在“项目符号”选中 合适的项目。 使用项目符号2 把光标定位到段落末尾， 然后按【Enter】键，此 时会自动产生另一个项目 符号； 使用项目符号3 如果连续按两次【Enter】 键将取消项目符号输入状 态，恢复到Word常规输 入状态。 02 文档的编辑 自己来编号 在“开始”选项卡的“段落” 栏中，打开“编号”下拉列 表，选择“定义新编号格式” 项，打开“定义新编号格式” 对话框； 在“编号样式”选择编号样 式，可修改“编号格式”中 数字表现形式，单击“字 体”，可设置编号的字体、 字号、字体颜色、下画线等。 返回“定义新编号格式”对 话框，在“编号格式”编辑 框中保持灰色阴影号代码不 变，根据实际需要在代码前 面或后面输入必要的字符。 提示：对于初学者，常常会有这样的疑问，添加了编号后，不再需要了或想恢复成正常状态，该怎么办？ 在“编号库”列表中，选择“无”选项，即可取消所添加的项目符号和编号。 02 文档的编辑 按两次【Enter】（回车） 01 键，后续段落自动取消编号 （不过同时也插入了多余的 两行空行）。 将光标移到编号和正文之间 02 按【Backspace】键可删除 行首编号,要取消编号一个 或多个段落，可以再单击 “编号”按钮。 中断、删除、追加编号 一点建议:打开“Word选项”对话框，在左侧选择 “校对”，在右侧单击“自动更正选项”按钮，在 “自动更正”对话框中选择“键入时自动套用格式” 选项卡，在“键入时自动应用”栏下取消勾选“自 动项目符号列表”和“自动编号列表”复选框。 将光标移到包含编号的段结 03 尾按【Enter】键，即可在 下一段插入一个编号，源由 后续编号会自动调整。 02 文档的编辑 英文的查找和替换 打开“查找和替换”对话框，主要有 以下几项是用于准确查找和替换的。 （1）区分大小写： （2）全字匹配 （3）使用通配符 （4）区分全/半角 快速删除文档中的空行 （1）按【Ctrl+H】组合键，打开“查找和替换”对话 框。 （2）单击左下角的“更多”按钮，可以展开更多的参 数，把光标定位在“查找内容”文本框中，单击“特 殊格式”按钮。 （3）再重复操作一次，在“查找内容”文本框中将显 示“^ p ^ p”，在“替换为”文本框中输入“^p”。 （4）单击“全部替换”按钮，即可完成替换操作。 YOUR LOGO 表格的相关操作 从好到优 word操作培训 企业办公培训模板 PART 03 03 表格的相关操作 评论一下Word表格与Excel表格 用Word做表格时，一般都是一些较为复杂的表， 因为它可以随心所欲第对表格进行编辑，但计算 方面太差，其强项是排版方便，可以做出各种效 果，适合于不用计算，只要文字应用表格。 Excel表格的强项是数据计算 Excel表便于制作简单表，Excel表格的强项是数据 计算，其函数功能相当强大，能计算工程、财务、 逻辑、文本、信息、数学等大量信息。 03 表格的相关操作 操作 培训 word 表格 专业 PPT 技术 分享一些经验 记住表格的大小，如果经常插入某种表格格式，可以在“插入表格”对话框中，勾选“为新表格记忆此尺寸”复 选框，这样之后再插入相同表格时，可以不必设置列数和行数，就可以插入同样大小的表格了。 03 表格的相关操作 用“+”、“-”来快速完成表格 ①将光标定位到要插入表格的位置处。 ②先输入“+”，作为表格的开始，然后输入多个“-”， 表示单元格的宽度，再在第2个单元格位置处输入“+”， 接着输入“-”，设置第2个单元格的宽度，以此类推。 ③输入最后一个“+”后按【Enter】键，Word就会自动把 文本转换为表格。 ④如果想插入多行表格，可以将光标定位到表格最右边的 单元格处，然后按键盘上的【Tab】键，可添加一行单元 格，如此重复操作，即可生成多行的表格。 03 表格的相关操作 01. 删除表格框架，保留内容 删除表格框架，保留内容：可以通过将表格转换为文本来实现。 删除表格的操作主要包括三种 02. 删除内容，保留表格框架 删除内容，保留表格框架：选中表格，按【Delete】键，可将表格中的 内容删除，保留表格框架。 03. 内容和表格框架同时删除 内容和表格框架同时删除：选中表格后，按【Backspace】键可 将表格框架与内容一同删除 03 表格的相关操作 01. . 03 当从Excel中复制一个数据表格到Word中时， 我们可以选择保留在Excel中应用到表格上 的格式，或者匹配目标表格的样式。 若要保留在Excel中应用的格式，选择保留 源格式。或者，如果希望链接表格以使它随 着新数据自动更新，请选择保留源格式并链 接到Excel. 在Word中复制 Excel表格及格式 02. . 04 在后一种情况中，表格将被设置成Word中默 认表格样式。将Excel表格粘贴到Word中后， 将出现粘贴选项智能标记，选择 下列选项 中的一种。 若要匹配已经在Word文档中的表格的样式， 选择匹配目标区域表格样式。或者，若要链 接表格而不是复制它，选择匹配目标区域表 格样式并链接到Excel. 03 表格的相关操作 用快捷键快速选定表格 表格相关的快捷键操作。 【Tab】键：选中下一单元格的内容。 【Shift + Tab】组合键：选中上一单元格中的内容。 【Shift +箭头键：按【Shift】+箭头键，所选扩展到相邻单元格。 【Alt + Home】组合键：移动到该行第一个（最左边）单元格。 【Alt + End】组合键:移动到该行最后一个（最右边）单元格。 【Alt + Page Up】组合键:移动到该列第一个（最上边）单元格。 【Alt + Page Down】:移动到该列最后一个（最下边）单元格。 03 表格的相关操作 表格的拆与合 合并表格：把鼠标定位于两个表格中间的空行，按下【Delete】键将空行删除，那 么这两个表格就会自动合并成一个。拆分表格：把鼠标定位在要成为第二个人表格 首行的那一行，然后按【Ctrl + Shift + Enter】组合键。 设置默认表格样式 ①选中一张表格，切换到“表格工具”中的“设计”选项卡，然后在“表格样式” 栏中右键单击任意表格样式，选择“设为默认值”命令。②在打开的对话框中， 选中“所有基于Normal.dotm模板的文档”单选项，并单击“确定”按钮。 03 表格的相关操作 表格中数据的排序 选择要排序的数据，如最左边的“编号”列，选择 “局部”选项卡，在“数据”栏中单击“排序”按钮。 弹出“排序”对话框，在“排序”对话框中设置“主 要关键字”、“次要关键字”和“第三关键字”及其 类型和升降序等属性，其中对“列1” 做了“主要关 键字”和“次要关键字”的设置，主要关键字中按拼 音升序排列，次要关键字中按数字升序排列。 单击“确定”按钮。 数据排序 Sorting of data in tables “编号”——“局部”——“数 据”——“排序”——“确定” 03 表格的相关操作 在表格上面加空行 将光标置于表格左上角的第一个单元格中，若单元格中有文字则放在文字的左侧，按【Enter】（回车） 键，表格上方就会空出一行了。注意：如果表格上方有文字或空行，这种方法无效。 YOUR LOGO 从好到优 word操作培训 System 企业办公培训 O p e r a t i o n T r a i n i n g 主讲人：xxx 时间：20XX/xx