Excel基础操作知识培训课件PPT

BASIC KNOWLEDGE OPERATION TRAINING Excel基础知识 操作培训 培训人：XXX BASIC KNOWLEDGE OPERATION TRAINING 前 言 Microsofe Excel 2019 是微软公司开发的表格式数据管理系统， 也是办公人员必备的数据处理软件。 利用Excel 2019，可以帮助用户进行简单的表格制作以及复杂 的数据分析。 现主要通过Excel 2019工作簿与编辑工作表两部分讲解Excel 2019的基础操作。 段位 1段 2段 3段 4段 5段 6段 7段 8段 9段 名人 天元 评级标准 Excel技巧 入门 初级 初级 中级 中级 中级 中高级 中高级 高级 高级 高级 函数 入门 入门 初级 初级 中级 中级 中高级 中高级 中高级 高级 高级 VBA 　 　 　 入门 初级 中级 中级 中高级 中高级 中高级 高级 3 Excel技巧 入门级 初级 中级 中高级 高级 Excel技巧等级说明 级别说明 表格边框设置及调整、单元格输入、选取及设置、工作表操作、EXCEL界面结构调整 自动筛选、分列、分类汇总、定义名称、打印技巧、合并计算、选择性粘贴等功能的 基础应用 单元格自定义格式、数据有效性、条件格式使用、高级筛选基础应用、窗体工具控箱 的使用 图表、数据透视表熟练应用、单变量求解、高级筛选的公式设置 图表高级应用、数据透视表高级应用、规划求解等高级应用 函数 入门 初级 中级 中高级 高级 函数等级说明 级别说明 会用SUM MIN MAX 等函数进行基础的公式的编写，知道相对引用绝对引用的应用 可以应用VLOOK,MATCH,INDEX,SUMIF,COUNTIF，FIND等函数进行基础的查询， 求和 可以用组合两个以上的函数进行多条件查询与求和的运算；以及数组库函数， lookup函数的综合应用；及简单数组公式的应用 掌握内存数组，熟练运用MMULT,FREQUENCY,LOOKUP,SUBTATOL等函数进行 数组公式的综 合应用 能综合应用几乎所有常用的函数进行包括三维引用，内存数组等综合的数组公式 VBA 入门级 初级 中级 中高级 高级 VBA等级说明 级别说明 使用宏、了解VBE编辑器、基础语句、初步使用变量、单元格、工作表的表示方法、 MSGBOX、INPUTBOX函数的使用 能编写简单应用程序、自定义函数、常用语句的的熟练应用、初步使用窗体与控件、 EXCEL对象常用属性、方法、对象、会使用事件程序 文件与文件夹处理、VBA数组的初步应用、熟悉窗体与控件操作、自定义菜单和工具栏 、能熟练编写局部VBA应用程序 SQL、EXCEL与ACCESS数据库链接、ACTIVEX控件使用、集合应用。数组高级应用、 界面设置、能编写完整的EXCEL应用程序和软件 数据库的深层操作、类模块、API函数、OFFICE协同开发 目 录 CONTENTS 01 基本操作 02 图表应用 03 公式与函数 04 保存与打印 BASIC KNOWLEDGE OPERATION TRAINING 01 基本操作 初识Excel 2019 标题栏 名称区 工作表标签 工具栏 状态条 编辑区 菜单栏 工作簿（Workbooks） 电子表格软件Excel生成的一个文档文件 工作簿文件的默认扩展名：.xlsx（未启用宏），是基于XML的新的文件 格式。 启用宏的Excel工作簿文件扩展名：.xlsm 模板文件扩展名：.xltx 默认情况下，可包含三个工作表 工作表（Spreadsheet） 文档窗口显示的是一个工作表 工作表的标签为Sheet1、Sheet2等，标签可设置颜色 工作表的有关操作 (1) 插入 (2) 删除 (3) 重命名 (4) 移动或复制 (5) 保护工作表 (6) 隐藏工作表 1、移动工作表和复制工作表的区别在于复制工作表时需要选择“建立副本”。 2、移动和复制工作表可以在同一个工作簿内也可以在不同工作簿内。 单元格表示 指定单元格：字母和数字的交叉点。如A2、D16 单元格区域：起始位至结束位。如A2:D12、A2:D12,E2:N12 绝对引用、相对引用和混合引用 绝对引用：$F$6 相对引用： F6 混合引用：F$6 如果公式所在单元格的位置改变，绝对引用的单元格始终保持不变。 如果公式所在单元格的位置改变，引用也随之改变。如果多行或多列地复制公式，引用会自动调整。 默认情况下，新公式使用相对引用。 12 单元格操作 选择单元格 选择多个相邻的单元格：shift 选择多个不相邻的单元格：ctrl 复制粘贴 插入删除 单击单元格 名称框内输入单元格地址或名称 方向键 ↑　↓　→　← Tab Shift+Tab Enter Shift+Enter 可以改变单元格的移动方向 PgUp PgDn Ctrl+ ←，→，↑，↓ Home Ctrl+Home Ctrl+End 13 输入技巧 1. 输入以\\\"0\\\"开头的数据：数字前加单引号 2. 复制上一单元格 Ctrl+ \\\'（单引号） 3. 分数输入： 先输入0和一个空格，再输入分数 直接输入分数则认为是日期 日期和时间的输入 当前系统日期的输入：ctrl + ； (分号) 当前系统时间的输入：ctrl + ： (冒号) Word 里： Alt+Shift+D：当前日期 Alt+Shift+T：当前时间 筛选查找 筛选功能： 不仅可以实现对文本的排序筛选还可以进行颜色 的排序筛选。 查询替换功能（Ctrl+F ）： 冻结拆分 冻结窗格： 可以实现行或列固定不随鼠标滚动。 拆分窗格： 可以实现将单个页面擦成几个页面，便于查看数据。各页面有自己相应的滚动条。 数据有效性 数据有效性功能：利用该功能可以设置单元格输入。使用序列可以实现下拉菜单效果，将选择项用英 文逗号隔开。 条件格式 条件格式可以在很大程度上改进 电子表格 的设计和可读性，允 许指定多个条件来确定单元格的 行为，根据单元格的内容自动地 应用单元格的格式。 分类汇总 对所有资料分类进行汇总。 17 BASIC KNOWLEDGE OPERATION TRAINING 02 图表应用 创建数据图表有助于进行数据分析，看清数据间彼此的关联及差异，有助于预测和决策。 建立数据图表时关键在于选择好源数据和图表类型。 饼图显示一个数据系列 （数据系列：在图表中绘制的相关数据点，这些数据源自数据表的行或列。图 表中的每个数据系列具有唯一的颜色或图案并且在图表的图例中表示。可以在图表中绘制一个或多个 数据系列。饼图只有一个数据系列。）中各项的大小与各项总和的比例。 销售额 第一季度 第二季度 第三季度 第四季度 6 5 4 3 2 1 0 类别 1 图表标题 类别 2 系列 1 系列 2 类别 3 系列 3 类别 4 柱形图用于显示一段时间内的数据变化或显示各项之间的比较情况。 在柱形图中，通常沿水平轴组织 类别，而沿垂直轴组织数值。 折线图可以显示随时间（根据常用比例设置）而变化的连续数据，因此非常适用于显示在相等时间间 隔下数据的趋势。在折线图中，类别数据沿水平轴均匀分布，所有值数据沿垂直轴均匀分布。 6 　 销售额 5 图表标题 第1季度 5 4 3 第2季度 8 2 第3季度 11 第4季度 16 1 0 类别 1 类别 2 系列 1 类别 3 系列 2 系列 3 类别 4 　 第1季度 第2季度 第3季度 第4季度 销售额 5 8 11 16 类别 4 图表标题 类别 3 类别 2 类别 1 0 1 2 3 4 5 6 系列 3 系列 2 系列 1 BASIC KNOWLEDGE OPERATION TRAINING 03 公式与函数 Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构 进行计算。用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算，如分析和处理日期值和时间值、 确定贷款的支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。 函数的格式 函数名(参数1,参数2,----) 函数的种类 Excel函数一共有11类，分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑 函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。 运算符及优先级 优先等级 逐步降低 1. - （负号） 2. % （百分号） 3. ^ （指数符号） 4. * （乘号） / （除号） 5. + （加号） - （减号） 6. & (连接两串字符） 7. = < > <= >= <> 有括号先做括号里、相同级别按自左向右、不同级别按自上而下 公式的建立 公式是由运算数和运算符组成的等式。 如何创建公式？ 所有的EXCEL公式都是以“=”开始，所以必须先输入“=”， 再输入公式。而且所有公式中的字符均应该用半角方 式输入，否则，全角字符将被视为一个字符串。 如何编辑公式？ 既然公式也是单元格中的内容,我们同样可以用编辑单元格的方法编辑和修改单元格中的公式。单击要 修改的单元格，单击编辑栏，在编辑栏中修改公式。 SUM SUM(number1,[number2],...]) 直接键入到参数表中的数字、逻辑值及数字的文本表达式将被计算。如果参数为数组或引用，只有其中的数字将 被计算。数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本将被忽略。如果参数为错误值或为不能转换成数字的文本， 将会导致错误。 SUM(\\\"3\\\", 2, TRUE) 等于6 因为文本值被转换成数字，而逻辑值 \\\"TRUE\\\" 被转换 成数字1 28 average AVERAGE(value1,value2,...) COUNTIF(range,criteria) Range 为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域，即（范围）。 Criteria 为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本，即（条件）。 如： =COUNTIF（DATA，\\\"<0\\\"） 返回包含负值的单元格数量 30 INT（number） 　　Number 需要进行向下舍入取整的实数。 公式 说明（结果） =INT(8.9) 将8.9向下舍入到最接近的整数(8) =INT(-8.9) 将-8.9向下舍入到最接近的整数(-9) =A2-INT(A2) 返回单元格A2中正实数的小数部分(0.5) 31 IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) Logical_test 表示计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任意值或表达式。 A 1 实际费用 2 1500 3 500 4 500 公式 =IF(A2>B2,“超出\\\",\\\"OK\\\") =IF(A3>B3,\\\"超出\\\",\\\"OK\\\") B 预算费用 900 900 925 说明（结果） 判断第1行是否超出预算(超出) 判断第2行是否超出预算(OK) IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) 公式 =IF(A2>89,\\\"A\\\",IF(A2>79,\\\"B\\\",IF(A2>69,\\\"C\\\",IF(A2>59,\\\"D\\\",\\\"F\\\")))) =IF(A3>89,\\\"A\\\",IF(A3>79,\\\"B\\\",IF(A3>69,\\\"C\\\",IF(A3>59,\\\"D\\\",\\\"F\\\")))) =IF(A4>89,\\\"A\\\",IF(A4>79,\\\"B\\\",IF(A4>69,\\\"C\\\",IF(A4>59,\\\"D\\\",\\\"F\\\")))) 说明（结果） 为第一个成绩指定一个字母等级(F) 为第二个成绩指定一个字母等级(A) 为第三个成绩指定一个字母等级(C) 公式返回的错误值及其产生的原因 返回的错误值 #####! #DIV/0！ #N/A #NAME? #NULL！ #NUM！ #REF！ #VALUE! 产生的原因 公式计算的结果太长，单元格列宽不够；或者单元格中存在无效的日期和时间 公式或函数中的除数为零，或为空白单元格 公式中无可用的数值或缺少函数参数 删除了公式中使用的名称，或使用了不存在的名称，以及包含不可识别的文本 使用了不正确的区域运算，或者引用单元格之间的交集为空格 在需要数字参数的函数中使用了无效的数值，或者公式计算结果的数字太大或太小，Excel无法 表示 单元格引用无效，删除或覆盖了由其他公式引用的单元格，或将移动单元格粘贴到其他公式引 用的单元格中 使用的参数或者运算对象的类型不正确，例如当公式中需要输入数字或逻辑值时输入了文本 BASIC KNOWLEDGE OPERATION TRAINING 04 保存与打印 工作簿的保护 在Excel中，可以设置工作簿的保护功能来限制修改。 BASIC KNOWLEDGE OPERATION TRAINING Excel基础知识 操作培训 培训人：XXX